Information für Mitglieder über die Datenverarbeitung (Art. 12, 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO)

• Art der Daten

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1, 2 DSGVO) seiner Mitglieder in automatisierter und nichtautomatisierter Form. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person = betroffene Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Vorliegend handelt es sich um folgende personenbezogene Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Bankverbindung, Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Funktion(en) und Aufgabe(n) im Verein

• Pflichtdaten

Die in (1) genannten Daten sind – mit Ausnahme des Geschlechts – Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt. Im Falle der Teilnahme am Spielbetrieb, ist auch das Geschlecht verpflichtend anzugeben. Die Bereitstellung der übrigen Daten ist freiwillig; sie sind für die Mitgliedschaft im Verein nicht erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der freiwilligen Daten ist Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Verarbeitung aufgrund Einwilligung).

• Verantwortliche für die Datenverarbeitung (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Kassenwart (E-Mail: finanzen@vfr-fehlheim.de); sein Stellvertreter ist der Schriftführer (E-Mail: schriftfuehrer@vfr-fehlheim.de);

• Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte des Vereins ist unter der E-Mail-Adresse datenschutz@vfr-fehlheim.de zu erreichen.

• Zwecke der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der in der Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung (einschließlich des Beitragseinzugs), Förderung des Sports und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. In diesem Zusammenhang werden die Daten Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Funktion und Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses). Sofern sich die Datenverarbeitung auf andere Rechtsgrundlagen stützt, wird dies in dieser DSO an den entsprechenden Stellen erwähnt.

• Übermittlung von Daten an Dritte (Art. 4 Nr. 10 DSGVO)

Als Mitglied des Landessportbundes Hessen e.V. übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten an diesen: Kontaktdaten des Vereinsvorstandes, Übungsleiter sowie der Trainer.

• Übermittlung an hessische Fachverbände

Als Mitglied von hessischen Fachverbänden oder Bundesverbänden übermittelt der Verein Namen, Geburtsdatum und Geschlecht seiner Mitglieder dorthin (in Abhängigkeit der jeweiligen Spielklassen/Sportarten der Mitglieder). Zusätzliche Daten wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Adressen können bei Funktionären und Mannschaftsführern hinzukommen. Dies betrifft insbesondere

Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die jeweiligen Mitglieder am Sportbetrieb, den der jeweilige Verband veranstaltet, teilnehmen können, insbesondere zur Erlangung von Spielerpässen und Lizenzen.

(8)    Veröffentlichung von Fotos und Berichten

a) Im Zusammenhang mit seinen öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Wettkämpfe, Sportfeste, Ligaspiele) darf der Verein – ohne Einwilligung der betroffenen Personen – insbesondere

aushängen, im Internet (z.B. auf seiner Homepage und bei Facebook, Twitter …) und seiner Vereinszeitung veröffentlichen sowie an Print- und Online-Zeitungen/-Medien übermitteln. Die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt.

b) Einzelbilder von Zuschauern werden nicht veröffentlicht/übermittelt. Soweit die Untertexte zu Fotos oder die Berichte auf bestimmte Personen hinweisen, werden dabei höchstens und soweit jeweils erforderlich Vor- und Familienname, Verein, Altersklasse sowie Funktion im Verein veröffentlicht/übermittelt. Auf Ergebnislisten erscheinen neben dem erzielten Ergebnis Vor- und Familienname sowie Verein und Altersklasse.

c) Die vorgenannten Regelungen dienen der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, auf die er zur Verwirklichung seiner satzungsgemäßen Aufgaben angewiesen ist. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses). Hilfsweise kommt als weitere Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO in Betracht: Die Datenverarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins erforderlich; die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegen demgegenüber nicht.

d) In sonstigen Fällen – insbesondere bei nicht öffentlichen Veranstaltungen – veröffentlicht/übermittelt der Verein Fotos, Berichte, Listen etc. nur mit Einwilligung der betroffenen Personen (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).

• Übermittlung von Mitgliederlisten mit personenbezogenen Daten

Mitgliederlisten werden an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder nur herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B. Minderheitenrechte, Teilnahmerechte) benötigt, werden ihm die notwendigen Daten gegen die schriftliche Verpflichtung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten, sobald deren Zweck erfüllt ist, gelöscht werden.

• Übermittlung von Listen mit personenbezogenen Daten

Zur Durchführung von Veranstaltungen erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen Kommunikationsdaten. Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an andere Helfer und die Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben. Eine darüberhinausgehende Veröffentlichung der Listen (z.B. im Internet) bedarf der Einwilligung der betroffenen Helfer (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO).

• Löschung der Daten

Die Mitgliederdaten werden spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung und für historische Berichte und Darstellungen des Vereins nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem Entgegenstehen.

• Rechte der betroffenen Personen

Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DGSVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Diese Rechte können mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3) genannten Verantwortlichen oder dem Datenschutzbeauftragten, wenn vorhanden, s.o. (4) geltend gemacht werden.

• Einwilligungen

Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3) genannten Verantwortlichen oder dem Datenschutzbeauftragten, wenn vorhanden, s.o. (4) geltend gemacht werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

• Beschwerderecht

Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, https://datenschutz.hessen.de/.